Persönlicher Account und damit verbundene Ressourcen

Über das Identitätsmanagement des IZUS/TIK erhalten neue Mitarbeitende und Studierende an der Universität Stuttgart automatisch ein persönliches, zentral verwaltetes Konto (persönlicher Account), mit dem unterschiedliche IT-Dienste der Universität genutzt werden können, ein E-Mailpostfach und ein persönliches Netzlaufwerk (Homedrive).

Personaldaten, aufgrund derer persönliche Accounts und E-Mailpostfächer erstellt werden, erhält das IZUS/TIK Identitätsmanagement automatisiert entweder aus der Personalabteilung (für Beschäftigte) oder aus der Studierendenverwaltung (für Studierende). Zentrale Accounts und ggf. E-Mailpostfächer werden außerdem auf Antrag für weitere Personengruppen (z.B. Gäste) erstellt. 

Neben den oben genannten persönlichen Accounts gibt es auch auf Antrag weitere zentral verwaltete Accounts für Funktionen oder Gruppen (fn-Account, z.B. für Sekretariate).

Grundlage für die Nutzung von IuK-Diensten ist die IuK-Nutzungsordnung, welche vor der Nutzung anzuerkennen ist.

Je nach Personengruppe unterscheiden sich die Accounttypen, Verfahren der Accounterstellung und Accountgültigkeit.

Mit Aktivierung des Accounts erhält der Nutzende die Zugangsdaten und wird über die IuK-Nutzungsordnung und die Verarbeitung personenbezogener Daten in Kenntnis gesetzt. Die IuK-Nutzungsordnung ist hierabrufbar und außerdem auf der SIAM-Anmeldeseite verlinkt. 

Ein Account kann verschiedene Status besitzen. Der Status eines persönlichen Accounts ist in der Regel abhängig von einem Beschäftigungsverhältnis oder einer Immatrikulation.

Status aktiv

Mit Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses (ac-Kennung), der Immatrikulation (st-Kennung) oder gemäß Antragstellung (gs-Kennung) wird ein Account aktiviert. Ein bereits deaktivierter Account kann unter bestimmten Voraussetzungen manuell befristet verlängert werden.

Eine Nutzung der persönlichen Ressourcen und weiterer Dienste ist ausschließlich möglich, wenn der Account den Status "aktiv" oder nach Ablauf des aktiven Status temporär "entsperrt" besitzt.

Status abgelaufen oder gesperrt

Mit Ende eines Beschäftigungsverhältnisses (ac-Kennung), Ablauf der Kulanzfrist nach Exmatrikulation (st-Kennung) oder gemäß Antragstellung nach Ablauf (gs-Kennung) wird ein Account deaktiviert.

Befristung und Verlängerung

Die Bereitstellung eines persönlichen Accounts ist gekoppelt an ein aktives Beschäftigungsverhältnis, eine Immatrikulation oder einen zeitlich befristeten Gaststatus. 

In der Regel werden zeitliche befristete (ac- und st-)Accounts automatisch verlängert, wenn eine Weiterbeschäftigung oder Rückmeldung erfolgt. Die Verlängerung von Gastaccounts erfolgt ausschließlich auf Antrag durch den dezentralen Administrator.

Benachrichtigungen

Mit Accountaktivierung erhalten Nutzende die Zugangsdaten in Briefform (ac-Kennung, gs-Kennung), entweder persönlich durch die Einrichtung, der sie zugeordnet sind, oder per Post. Studierende können im CAMPUSonline ihren Account nach Immatrikulation selbständig aktivieren.

In bestimmten Situationen (z.B. Verdacht auf Sicherheitsvorfall) kann ein aktiver Account manuell gesperrt werden.

Eine Nutzung ist nicht möglich, wenn ein Account deaktiviert ist (kein aktuelles Arbeitsverhältnis oder Kulanzfrist nach der Exmatrikulation abgelaufen) oder gesperrt (z.B. nach einem Sicherheitsvorfall).

Mit Erstellung eines Accounts werden abhängig vom Accounttyp automatisiert ein E-Mailpostfach auf dem zentralen Exchange-Server und ein persönliches Netzlaufwerk (Homedrive) angelegt. 

E-Mailpostfach auf dem zentralen Mailserver

Für einen persönlichen Account wird ein E-Mailpostfach auf dem zentralen Mailserver der Universität angelegt. Die Speicherkapazität beträgt 5GB für ac-Kennungen und 1GB für st-Kennungen. Bei Bedarf kann für ac-Kennungen das Postfach auf Antrag vergrößert werden, für st-Kennungen wird eine Vergrößerung des Postfaches nicht angeboten.

Homedrive

Über den zentralen Fileservice des IZUS/TIK wird den Accountinhabern ein persönliches Netzlaufwerk (Homedrive) zur Verfügung gestellt.

Bei dem Homedrive handelt es sich um ein persönliche Netzlaufwerk einer Person, in dem ausschließlich persönliche Unterlagen (z.B. eigene Schulungsunterlagen, Zeitaufschriebe) abzulegen sind. Für Daten, die von mehreren Personen bearbeitet werden, die zu Projekten oder Forschungsarbeiten gehören, sind andere Verzeichnisse zu nutzen. Der Zugriff auf das Homedrive wird auf den Eigentümer beschränkt und darf nicht auf andere Nutzende ausgeweitet werden.

Die Standardquota beträgt 10 GB, auf Antrag kann diese jedoch auf 20 GB erweitert werden. Der Eigentümer kann die Berechtigungen nicht ändern oder erweitern.

Löschfristen

Für den Account, das E-Mailpostfach und das Homedrive gelten oben stehende Löschfristen (siehe Tabelle Informationen zum Account - Spalte Löschung).

Unmittelbar vor Ablauf des Accounts liegt es in der Verantwortung des Accountinhabers, noch benötigte persönliche Daten zu exportieren und evtl. vorhandene Projektdaten in ein geeignetes Institutsshare zu verschieben.

Mit einem zentralen Account können unterschiedliche Dienste der Universität genutzt werden. Diese können abhängig von der Personengruppe sein. Bei einigen Diensten wird mit der erstmaligen Anmeldung ein lokaler Account oder ein Nutzungsprofil erstellt oder die Nutzung ist erst nach Antragstellung möglich. Sollten spezielle Verfahren für die Anmeldung zur Nutzung vorliegen, werden diese auf den jeweiligen Informationsseiten des Dienstes beschrieben.

Aus arbeitsrechtlichen Gründen ist es nicht gestattet, nach Beendigung des Vertragsverhältnis den persönlichen ac-Account weiter zu verwenden.

Für den Fall, dass zeitlich befristet ein außervertraglicher Zugriff auf die Dienste der Universität und die persönlichen Ressourcen (E-Mailpostfach, Homedrive) notwendig ist (z.B. befristetes Arbeitsverhältnis abgelaufen, Dissertation noch nicht eingereicht) kann ein Gastaccount durch den dezentralen Administrator der Einrichtung, welcher der Nutzende zugeordnet ist, beantragt werden. Wichtig ist, dass der Gastaccount der Person eindeutig zugeordnet wird, die vorher im Besitz des ac-Accounts war. 

Die Beantragung eines gs-Accounts und der Umzug der Daten muss innerhalb von 12 Wochen nach Ablauf des ac-Accounts erfolgen, eine spätere Beantragung mit Umzug der Daten ist nicht möglich.

Das IZUS/TIK zieht auf Antrag beim SIAM-Support das E-Mailpostfach und den Webexaccount um.

Für den Umzug der Inhalte des Homedrives vom ac-Account zum Homedrive des gs-Accounts ist der Nutzende selber verantwortlich. Eine rechtzeitige Beantragung des gs-Accounts ist notwendig, um Zugriff auf beide Homedrives zu haben.