Datenschutzerklärung zu dem an der Universität Stuttgart zentral eingesetzten Servicedesk-System

TIK - Technische Informations- und Kommunikationsdienste

Informationen zum Schutz Ihrer persönlichen Daten bei Anfragen (z.B. per E-Mail, Telefon oder Onlineformular), die an das zentrale Servicedesk-System weitergeleitet werden.

I. Informationen nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Das IZUS/TIK betreibt ein zentrales Servicedesk-System, das für die Bearbeitung unterschiedlicher Prozesse (z.B. Supportanfragen, Antragsbearbeitung) als Tool genutzt werden kann.

Nachfolgend informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung dieses Dienstes.

Verantwortlich im datenschutzrechtlichen Sinne des Artikel 4 Nr. 7 DS-GVO

Universität Stuttgart
Keplerstraße 7
70174 Stuttgart
Tel: +49 711 685-0
E-Mail an die Poststelle der Universität

Datenschutzbeauftragter

Universität Stuttgart
Datenschutzbeauftragter
Breitscheidstr. 2
70174 Stuttgart
Tel: +49 711 685-83687
Fax: +49 711 685-83688
E-Mail an den Datenschutz

Technischer Ansprechpartner

Universität Stuttgart
IZUS/TIK - Servicedesk-Support
Allmandring 30a
70569 Stuttgart
Tel: +49 711 685-88000
E-Mail an den technischen Support

Zwecke der Verarbeitung

Das IZUS/TIK und weitere Einrichtungen der Universität Stuttgart stellen zahlreiche Dienste für die Universität zur Verfügung. Für Anfragen zu diesen Diensten oder für Aufträge (z.B. Bestellungen) können die jeweiligen Ansprechpersonen auf unterschiedliche Wege kontaktiert werden, z.B. per Telefon, (Funktions-)E-Mailadresse oder Online-Webformular. 

Um eine sachgemäße und effiziente Bearbeitung von Anfragen oder Aufträgen (z.B. Bestellungen) gewährleisten zu können, kommt ein hierfür ein internes Servicedesk-System zum Einsatz.

Kategorien personenbezogener Daten / Angaben zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten

  • E-Mailadresse, E-Mail-Metadaten, Inhaltsdaten
  • Telefonnummer, Anrufzeitpunkt, Sprachnachricht, Name (nur bei Anrufen von internen Nummern)
  • Daten aus dem ausgefüllten und abgesendeten Onlineformular

Aus Ihren Angaben in unseren Support- und Antragsformularen, dem Versand einer E-Mail an eine Funktions-E-Mailadresse oder aus einer Nachricht auf unserem Anrufbeantworter wird eine E-Mail an das Servicedesk-System des IZUS/TIK gesendet. Zusätzlich zu Ihren inhaltlichen Angaben werden dabei Datum und Uhrzeit in der generierten E-Mail erfasst.

Dass die Verarbeitung mit einem Servicedesk-System durchgeführt wird, ist erkenntlich durch entsprechende Hinweise auf der Webseite und zusätzlich durch die Angabe einer Ticketnummer im E-Mail-Header und einen Hinweis in der E-Mail, die Sie als Antwort auf Ihre Anfrage erhalten.

Folgen der Nichtangabe der personenbezogenen Daten

Onlineformulare

Sofern nicht explizit gefordert, können statt personenbezogener Daten wie Namen und E-Mail-Adressen in Online-Formularen auch Funktionsbezeichnungen und Funktionsadressen angegeben werden. Es steht Ihnen frei, bei der Angabe zum Namen und der E-Mail-Adresse pseudonyme Angaben zu machen, welche die Universität nicht einer Person zuordnen kann bzw. über eine pseudonyme E-Mailadresse mit der Universität zu kommunizieren. Die Pflichtangaben in den Formularen sind für eine sachgemäße und strukturierte Bearbeitung Ihrer Anfragen erforderlich.

E-Mail an eine Funktionsadresse

E-Mails können von beliebigen, auch pseudonymen E-Mailadressen an das Servicedesk-System gesendet werden.

Anrufe (Nachricht auf dem Anrufbeantworter)

Sie können eine Nachricht ohne Personenangaben auf den Anrufbeantworter sprechen.

Für die oben genannten Verfahren gilt:

Die Nutzung ist freiwillig. Sie können auch direkt per Telefon, per E-Mail, per Fax, persönlich oder postalisch mit dem IZUS/TIK und weiteren Einrichtungen der Universität Stuttgart in Verbindung treten.

Sofern es bei Ihrem Anliegen auf Ihre Identität ankommt, kann dann allerdings Ihre Anfrage ggf. nicht oder nicht vollständig bearbeitet werden. 

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich aufgrund folgender Rechtsgrundlagen im Servicedesk-System verarbeitet:

Art. 6 Abs. 1 lit. e und Abs. 3 DS-GVO i.V.m. § 12 Landeshochschulgesetz Baden-Württemberg bzw. § 15 Landesdatenschutzgesetz.

Falls die Nutzung auf einer Einwilligung beruht: Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.

Sofern das Servicedesk-System in einem Prozess als Tool verwendet wird, für den andere oder weitere Rechtsgrundlagen einschlägig sind, z.B. Forschungszwecke, sind diese Rechtsgrundlagen in der Datenschutzerklärung des jeweiligen Prozesses beschrieben.

Kategorien von Empfängern

Empfänger sind die Organisationseinheiten für die angebotenen Dienste innerhalb der Universität Stuttgart, welche die Daten zweckgebunden verarbeiten.

Dauer der Speicherung und Löschung

Anfragen und die Kommunikation dazu werden nach abgeschlossener Bearbeitung der Anfrage spätestens nach 5 Jahren gelöscht, die Zeit ist in der Regel kürzer.

Wenn es sich um Bestellungen oder Aufträge handelt, werden die Daten gespeichert bis der Auftrag oder die Bestellung abgeschlossen ist und keinerlei Notwendigkeit für die weitere Speicherung besteht.

Wenn es abhängig vom jeweiligen Vorgang, in dem das Servicedesk-System als Tool eingesetzt wird, weitere z.B. gesetzliche Anforderungen an die Aufbewahrungsfristen gibt, werden diese angewendet und im jeweiligen Verfahren beschrieben oder können beim Verfahrensverantwortlichen oder beim technischen Support (ticketsystem@tik.uni-stuttgart.de) erfragt werden.

Rechte der betroffenen Personen

Im Sinne der DS-GVO haben Sie folgende Rechte als betroffene Person:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO), sofern und soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht
  • Sofern die Nutzung des Dienstes auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf wirkt aber nur in die Zukunft. Die auf der Einwilligung beruhende Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt also rechtmäßig.

Wenn Sie Ihre Rechte wahrnehmen wollen, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten der Universität Stuttgart oder den Technischen Ansprechpartner. 

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Rechtsvorschriften verstößt. Die Aufsichtsbehörde in Baden-Württemberg ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg in Stuttgart: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

II. Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 DS-GVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Stand dieser Erklärung: 26.02.2024     

Weiterführende Informationen

Diese Datenschutzinformation finden Sie unter
https://www.uni-stuttgart.de/dse-servicedesksystem

Weitere Datenschutzinformationen der Universität Stuttgart finden Sie unter
https://www.uni-stuttgart.de/datenschutz/

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