Migration von CommuniGate/Mbox auf Exchange

Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre bisherigen Konfigurationen für Outlook (hier exemplarisch an Outlook 2016 vorgestellt) nach der Migration von CommuniGate/Mbox auf Exchange ändern müssen.

Die automatische Migration betrifft nur Ihre persönlichen Emails.

Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen werden nicht automatisch in das neue Mailsystem übernommen. Bei Bedarf richten Sie sich bitte nach folgender Anleitung.

Sollten Sie auf CommuniGate für Ihr Postfach Regeln (z.B. Weiterleitung der Emails oder verschieben in Unterordner) erstellt haben müssen Sie diese bei Bedarf neu erstellen in Ihrem Exchange-Postfach

Nach der Migration müssen Sie Ihre Mailanwendung jedoch grundsätzlich neu konfigurieren.



Outlook-Nutzer

Es gibt 5 notwendige Schritte:

  1. Hinzufügen einer PST-Datendatei zum CommuniGate Outlook-Profil
  2. Kalender/Kontakte/…-Einträge in die PST-Datendatei kopieren
  3. Erstellen eines neuen Outlook-Exchange-Profils
  4. Hinzufügen der PST-Datendatei und Kalender/Kontakte/…-Einträge nach Exchange kopieren
  5. CommuniGate-Plugin deinstallieren

Wenn Sie keine Kalender/Kontakte/... -Einträge haben bzw. kopieren möchten entfallen die Schritte 1,2 und 4.

Falls Sie ihr Communigate Mail-Konto nicht über das Communigate-Plugin sondern über IMAP/POP3 im Outlook verbunden haben, haben Sie im Outlook Datendateien, sogenannte  PST-Dateien. Elemente aus diesen Datendateien können ebenfalls nach Exchange kopiert werden.

Analog zum eigenen Postfach können auf diese Weise Kalender/Kontakte/... -Einträge der Funktionspostfächer nach Exchange kopiert werden.

Sie können sich bereits jetzt an der Webmail-Oberfläche anmelden und prüfen ob Ihre gesamten Emails migriert wurden und bereits Email senden und empfangen.

 

 





Hinzufügen einer PST-Datendatei zum CommuniGate Outlook-Profil

Klicken Sie links oben auf „Datei“.

↑ Inhaltsverzeichnis



Klicken Sie anschließend auf „Informationen“ -> „Kontoeinstellungen“ -> „Kontoeinstellungen“.



In dem sich nun neu öffnenden Fenster gehen Sie auf den Reiter „Datendateien“ und anschließend auf „Hinzufügen“.



Standardmäßig sollten Sie im Verzeichnis

"C:\Users\Name\Documents\Outlook-Dateien" sein. Sollte Sie hier einen anderen Pfad auswählen merken Sie sich diesen.

Anstatt als Dateiname „Meine Outlook-Datendatei(1).pst zu verwenden, ändern Sie diesen auf z.B. „MBOXMigration“ damit die Datendatei in weiteren Schritten schneller wiederfinden und bestätigen Sie mit „OK“ .



Sie sollten nun im Reiter Datendateien ihr MBOX-Postfach (Speicherort Online oder bei IMAP *.ost Datei) und die vorher erstellte Datendatei „MBOXMigration“ sehen. Wenn Sie zusätzliche Datendateien haben (z.B. lokale Archive), welche Sie neben ihrem Exchange-Konto weiterbenutzen möchten notieren Sie sich den Speicherort.

Schließen Sie das Fenster mit einem Klick auf „Schließen“.



In ihrem Outlook sehen Sie nun die vorher erstellte Datendatei.



Kalender/Kontakte/…-Einträge in die PST-Datendatei kopieren

Wechseln Sie hierzu in die Ordneransicht von Outlook. Gehen Sie auf die drei Punkte (Outlook 2013/2016) und anschließend auf „Ordner“.

 

↑ Inhaltsverzeichnis



Sie sehen jetzt links im Navigationsbereich neben den Mailfoldern auch die Folder der Kalender (Calendars), Kontakte (Contacts), Aufgaben (Tasks) und Notizen (Notes), erkennbar auch am jeweiligen Icon.



Sie sehen nun ihr Postfach in der Ordneransicht. Sofern Sie Daten zum Migrieren nach Exchange haben klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Ordner (im Screenshot beispielhaft der Ordner „Calendar“ und wählen sie „Kalender kopieren“ bzw. „Ordner kopieren“.



Wählen Sie die vorher angelegte Datendatei mit einem Klick mit der linken Maustaste aus und bestätigen sie mit „OK“.

Der komplette Ordner wird nun kopiert.

Beachten Sie dass die Ordnernamen je nach Sprachversion in Deutsch und/oder Englisch erscheinen können:

Kalender/Kontakte/Aufgaben/Notizen bzw. Calendar/Contacts/Taks/Notes



Wiederholen sie diesen Vorgang für alle ihre Kalender/Kontakte/Aufgaben/Notizen welche Sie in ihr Exchange-Postfach haben möchten.



Erstellen eines neuen Outlook-Exchange-Profils

Nachdem Sie alle Ordner bzw. Daten, welche Sie in ihre Exchange-Mailbox kopieren möchten, in die Datendatei kopiert haben schließen sie bitte Outlook.

Öffnen Sie anschließend auf ihrem PC die Systemsteuerung.

↑ Inhaltsverzeichnis



Machen Sie einen Doppelklick auf „E-Mail“ bzw. „Mail“.

Falls die Ansicht nicht die Symbole anzeigt können Sie dies über „Anzeige -> Kleine Symbole" ändern.



Klicken Sie auf „Profile anzeigen…“



Sie sehen die bereits auf ihrem PC angelegten Outlook-Profile.

Klicken Sie auf „Hinzufügen…“ um ein neues Outlook-Profil zu erstellen.



Geben Sie ihrem neuen Outlook-Profil einen Namen, z.B. „Exchange“ und bestätigen sie mit „OK“



Füllen Sie die Felder entsprechend aus:

„Ihr Name“: <Vorname> <Nachname>

„E-Mail-Adresse“: <vorname>.<nachname>@<einrichtung> (i.d.R. die primäre persönliche Mailadresse)

„Kennwort“: <Das Passwort Ihres ac-, bzw. gs-, st-Accounts>



Eventuell erscheint ein Popup, dass Sie die Konfiguration von https://lbvs.tik.uni-stuttgart.de müssen. Sie können auch den Haken bei 'Zukünftig nicht mehr zu dieser Webseite fragen' setzen, um nicht ein weiteres Mal danach gefragt zu werden.



Eventuell erscheint nun ein Popup-Fenster für die Anmeldung. Klicken Sie hier auf „Weitere Optionen“ und dann auf „Anderes Konto verwenden“.

 

Tragen sie nun Ihre Benutzerkennung (lang) z.B.:

- ac123456@uni-stuttgart.de oder gs123456@uni-stuttgart.de (als Mitarbeiter)

- St123456@stud.uni-stuttgart.de (Als Student)

ein.

Setzen Sie einen Haken bei „Anmeldedaten speichern“ und klicken Sie dann auf „OK“.



Klicken Sie nun auf „Fertigstellen“.



Wählen Sie nun „Immer dieses Profil verwenden“ und das neu angelegte Outlook-Profil, im Beispiel „Exchange“, aus.

Bestätigen Sie mit „OK“.



Sie können das Fenster nun mit „Schließen“ schließen.



Starten Sie Outlook nun. Nachdem ihr Postfach vorbereitet wurde sehen Sie nun im Outlook ihr neues Exchange-Postfach.



Hinzufügen der PST-Datendatei und Kalender/Kontakte/…-Einträge nach Exchange kopieren

Klicken Sie dazu links oben auf „Datei“

↑ Inhaltsverzeichnis



Klicken sie anschließend auf „Informationen“ -> „Kontoeinstellungen“ -> "Kontoeinstellungen".



In dem sich nun neu öffnenden Fenster gehen Sie auf den Reiter „Datendateien“ und anschließend auf „Hinzufügen“



Wählen Sie die vorher angelegte Datendatei „MBOXMigration.pst“ aus und bestätigen Sie mit „OK“.

Wenn Sie noch weitere Outlook-Datendateien (PST-Dateien) zu ihrem Outlook-Profil hinzufügen möchten wiederholen Sie diesen Schritt für ihre einzelnen Outlook-Datendateien.



Schließen Sie die Kontoeinstellungenüber „schließen“ wieder.



Wechseln Sie wieder in die Ordneransicht von Outlook. Gehen Sie auf die drei Punkte (OUtlook 2013/2016) und anschließend auf „Ordner“.



Sie sehen jetzt links im Navigationsbereich neben den Mailfoldern auch wieder die Folder der Kalender (Calendars), Kontakte (Contacts), Aufgaben (Tasks) und Notizen (Notes), erkennbar auch am jeweiligen Icon.



Wählen sie nun die vorher angelegte Outlook-Datendatei aus, in welcher die Daten zum Kopieren sind.

Dort sehen Sie wieder ihre im vorherigen Schritt kopierten Kalender/Kontakte/Aufgaben/Notizen bzw. Calendar/Contacts/Taks/Notes



Um die einzelnen Termine nicht innerhalb eines Kalenderausschnittes, untereinander darzustellen, ähnlich der Auflistung der E-Mails, klicken sie auf „Ansicht“, „Ansicht ändern“ und „Liste“.

Über „Strg“ + „linke Maustaste“ bzw. „Umschalt“ + „linke Maustaste“ können anschließend mehrere Termine markiert werden. Alternativ mit „strg“ + „a“ werden alle Termine markiert.



Sie können jetzt durch einen Klick auf die rechte Maustaste und „Kopieren“ die gewünschten Termine zwischenspeichern. Durch Auswahl des Zielkalenders im Navigationsbereich und mit „strg“+„v“ können die kopierten Termine in den neuen Kalender einfügt werden.



Sie können auch einen ganzen Kalenderordner kopieren. Wählen Sie dazu im Navigationsfenster ganz links den zu kopierenden Ordner aus und klicken Sie auf die rechten Maustaste und anschließend auf „Kalender kopieren“.



Wir empfehlen die Termine des Hauptkalenders als Einzeltermine in den Hauptkalender von Exchange zu kopieren, während Nebenkalender komplett als Unterordner z.B. unter den Hauptkalender (s.o.) oder an eine andere Stelle kopiert werden sollten.

Das Kopieren von Kontakten, Aufgaben und Notizen erfolgt analog zum Kalenderkopiervorgang.

Nachdem alle Daten aus der PST-Datendatei kopiert wurden kann diese geschlossen/entfernt werden.

Haben Sie alles Benötigten Daten in ihr neues Exchange-Postfach kopiert und müssen nicht mehr auf ihr Communigate Mail-Konto zugreifen können Sie jetzt abschließend, sofern Sie Adminrechte besitzen, das CommuniGate-Plugin auf Ihrem Rechner deinstallieren:



CommuniGate-Plugin deinstallieren

Deinstallieren des CommuniGate-Plugins (mit Adminrechten), hier unter Windows 8.1:   

Klicken Sie "Start" -> "Systemsteuerung" -> "Programme und Features".

Markieren Sie auf der Liste "CommuniGate Pro MAPI Connector" und klicken Sie auf "Deinstallieren". Folgen Sie den Anweisungen, bis die Software aus der Liste gelöscht ist

↑ Inhaltsverzeichnis