Anleitungen und Dokumentationen zum Dienst

Webkonferenzen mit Webex

Hier finden Sie Anleitungen und Hinweise zum Webkonferenzdienst Webex.

Anmeldung am Uni Stuttgart Webex

Bitte beachten Sie
Für Teilnehmer einer Konferenz, egal ob es sich um einen uniinterne Person oder um eine externe Person handelt, ist keine Registrierung oder zusätzliche Berechtigung nötig! Nur wenn Sie zu einer Konferenz einladen, muss etwas für Sie eingerichtet werden. Sie übernehmen dann die Gastgeberrolle.

Um den Dienst als Gastgeber einer Konferenz nutzen zu können, bedarf es aktuell einer Eintragung Ihres Accounts in der Plattform. Bitte schreiben Sie hierzu einen kurzen, formlosen Antrag an unseren Webex-Support.
Um unseren Support zu unterstützen, können Sie für Ihre Arbeitsgruppe/Institut/Einrichtung auch eine gesammelte Liste mit AC-Nutzerkonten oder E-Mail-Adressen zusenden. Das TIK arbeitet mit Hochdruck an einem Self-Service, damit Sie Webex in Zukunft selbst über Ihren SIAM-Zugang ohne Verzögerung einrichten können.


  • Besuchen Sie die Seite unistuttgart.webex.com
  • Rechts oben im Browser wählen Sie im Drop-Down-Menü "Anmelden" und dort "Webex".

Anmeldung

  • Geben Sie in der Anmeldemaske Ihre primäre E-Mail-Adresse ein. Diese kann unter im SIAM abgefragt und u.U. eingestellt werden.

  • Bitte beachten Sie, dass diese zurzeit noch durch den Support freigeschaltet werden muss.

  • Sollten Sie Ihre primäre E-Mail ändern wollen, tun Sie dies bitte BEVOR Sie den Webex-Support anschreiben, da SIAM aktuell noch keine Änderungen automatisch auch in die Webex-Plattform nachführt. Sollten Sie nach der Eintragung in Webex Ihre primäre E-Mail ändern, müssen Sie aktuell dies (bis zur Einführung des Self-Service) auch noch einmal an Webex-Support anzeigen, damit die Kollegen das auf der Webex-Plattform nachpflegen können.

Anmeldung2

Sie gelangen im Anschluss zu einer weiteren Anmeldemaske. Geben Sie dort Ihre Anmeldedaten in folgender Form ein:

  • Nutzerkennung: Ihr AC-Konto (z.B. ac123456)
  • Passwort: Ihr persönliches Passwort

Anmeldung3

Nach erfolgreicher Anmeldung befinden Sie sich nun in Ihrem persönlichen Raum. Hier können Sie Ihre Meetings verwalten, angesetzten Meetings beitreten und mehr.

PRoom

Ein Meeting starten

Im Folgenden wird gezeigt, wie Sie einen Meeting-Termin innerhalb der Webex Web-Umgebung ansetzen und Teilnehmer einladen können. Anleitungen für die jeweiligen Desktop- bzw. Smartphone-Clients werden nachgeliefert.

  • Nach erfolgreicher Anmeldung klicken Sie in Ihrem persönlichen Raum auf "Termin ansetzen".

Meeting2

In der folgenden Eingabemaske können Sie Einstellungen wie Meeting-Titel, Datum und Teilnehmer-Adressen eintragen.

  • Tragen Sie ein Meeting Thema ein (Betreff).
  • Wählen Sie Datum und Uhrzeit des Meetings.
  • Tragen Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Teilnehmer ein (Abtrennung durch Komma oder Semikolon).
  • Durch Klick auf "Starten" wird Ihren Teilnehmern eine E-Mail zugesandt, die alle Zugangsinformationen enthält.

Tipp: Sie können auch sich selbst als Teilnehmer eintragen. In der E-Mail, die Sie erhalten, befindet sich eine Meeting ID und Passwort, welche einfacher an eine größere Zahl von Personen verteilt werden können.

Meeting3

Sie können das Meeting zum entsprechenden Termin starten, indem Sie links im Menü "Meetings" wählen und dort auf "Starten" klicken.

Meeting4

Sie können mit Webex auch Ihren persönlichen Raum mit anderen Teilnehmern teilen und so ein spontanes Meeting bzw. eine virtuelle Sprechstunde durchführen:

  • Klicken Sie hierzu auf das "Kopieren"-Symbol rechts neben Ihrem Namen
  • Mit diesem Link können Ihre Teilnehmer auf Ihren persönlichen Raum zugreifen
  • Unter "Weitere Methoden zum Beitreten" finden Sie z.B. Telefonnummern, mit denen der Raum erreichbar ist

Meeting5

Um das Meeting zu starten, klicken Sie auf den grünen Button "Meeting starten".

PRoom2

Um das Meeting für alle Teilnehmer zu starten, klicken Sie auf "Meeting beginnen".

Meeting1

An einem Meeting teilnehmen

Der Veranstalter der Konferenz schickt Ihnen in diesem Szenario eine E-Mail bzw. einen Besprechungstermin. Diese enthält neben einer .ics-Datei  zur Terminspeicherung in Ihrem Kalender einen Beitritts-Link, sowie weitere Beitrittsinformationen per Telefon oder Videokonferenzgerät.

  • Klicken Sie auf den Link "Join Meeting" oder "Meeting beitreten"
  • Wenn Sie dem Termin zugesagt haben, können Sie den Link auch in Ihrem Kalender finden ("Ort")

Outlook

In diesem Szenario teilt der Veranstalter seinen "persönlichen Raum" mit Ihnen per Link.

  • Ein typischer Link zu einem Meeting im persönlichen Raum sieht so aus:
    https://unistuttgart.webex.com/meet/vorname.nachname
  • Öffnen Sie diesen Link in Ihrem Browser

In diesem Szenario erhalten Sie vom Veranstalter nur eine 9-stellige Meetingnummer und ein Passwort.

  • Besuchen Sie unistuttgart.webex.com
  • Unter "Dem Meeting beitreten" oder "Join a Meeting" geben Sie die Meetingnummer ein
  • Sie werden im Anschluss nach dem Passwort gefragt

Meeting6

Unabhängig davon, auf welche Art und Weise Sie einem Meeting beitreten:

  • Wenn Sie Webex zum ersten Mal benutzen, werden Sie gebeten, die Webex Desktop-App herunterzuladen (empfohlen)
  • Installieren Sie die Desktop-App

Meeting7

Es öffnet sich ein Pop-up "Cisco Webex Meeting öffnen?"

  • Bestätigen Sie durch Klick auf "Cisco Webex Meeting öffnen"

Meeting8

Wenn Sie die Desktop-App installiert haben, werden Sie aufgefordert, Ihre Daten einzugeben.

  • Vollständiger Name: Dies ist Ihr Anzeigename. Zur besseren Übersicht tragen Sie hier am besten Ihren richtigen Namen ein. Es kann aber auch ein Alias verwendet werden
  • E-Mail-Adresse: Ihre E-Mail-Adresse, unter der Sie erreicht werden möchten

Eine Anmeldung (Konto) beim Cisco Webex als Teilnehmer ist zu keinem Zeitpunkt erforderlich.

Meeting10

Häufig gestellte Fragen

Bis zu 1000 Teilnehmer.

Information für Lehrende:
Webex eignet sich gut für Arbeit in kleinen Gruppen oder für Online-Sprechstunden. Je nachdem, wie die weltweite Netzauslastung sich entwickeln wird, sollte gleichwohl für alle Lehrformate eine asynchrone Alternativlösung vorgesehen werden, denn niemand kann garantieren, dass Onlinekonferenzen funktionieren werden. Für Informationen und Hilfethemen zum E-Learning an der Universität Stuttgart stellen wir Ihnen die folgende Sammlung zur Verfügung:

Sammlung Digitale Lehre 2020: http://uni-stuttgart.de/dl2020

Aufgrund der aktuellen Situation gibt es Lieferengpässe und große Preisunterschiede zwischen den Lieferanten für Videokonferenz-Zubehör. Grundsätzlich ist jedes Headset und jedes externe Mikrofon besser als das in Ihrem Laptop oder Ihrer Webcam eingebaute.
Für Webkonferenzen sind bereits günstige Headsets mehr als ausreichend; eventuell haben Sie sogar eins mit Ihrem Smartphone zusammen erhalten und können diese ausprobieren. Wichtig ist hier ohnehin, dass Sie nicht nur ein gutes Mikrofon, sondern auf jeden Fall Kopf- oder Ohrhörer verwenden, um lästige Echoeffekte zu vermeiden.

Wer jedoch neben den Webkonferenzen auch für Aufzeichnungen auf Audioqualität achten möchte, kann die folgenden Mikrofonempfehlungen näher betrachten:

Headsets
Anschluss per USB-Kabel

  • Sharkoon Skiller SGH2 ~25€
  • Patriot Viper Gaming V360 ~35€

Kabellos (mit USB-Dongle)

  • Logitech G533 Wireless ~75€
  • Corsair HS70 ~ 110€

Mikrofone
je nach Verfügbarkeit

  • the t.bone SC 420 USB oder 440 USB ~ 40-70 EUR
  • Marantz Pro MPM 2000 U ~ 89 EUR
  • Beyerdynamic Fox ~120€
  • Blue Yeti ~120€
  • HyperX Quadcast ~120€

Diese Mikrofone werden alle per USB angeschlossen, sodass Sie kein separates Audio-Interface benötigen.
Bitte beachten Sie, das bei Videokonferenzen noch Kopfhörer benötigt werden, da es sonst zu Rückkopplungen in der Konferenz kommen kann.

Bei Webex müssen sich nur Personen registrieren, die ein neues Meeting einrichten und andere dazu einladen wollen. Wir haben entsprechende Lizenzen für alle Beschäftigten und Studierenden beschafft. Die bloße Teilnahme an einem Meeting erfordert keine Registrierung bei Cisco Webex - an einem Meeting teilnehmen dürfen auch externe Gäste.

Wenn Sie Meetings organisieren wollen, wenden Sie sich bitte einmalig per E-Mail an den Webex-Support, so dass wir Sie dafür freischalten können.

Beschäftigte bekommen im Zuge der Einstellung automatisch eine "primäre E-Mail-Adresse" zugeordnet. Im Normalfall ist das Ihre ganz normale E-Mail-Adresse. Mit dieser Adresse muss man sich bei Webex anmelden. In einem weiteren Schritt werden Sie nach Ihrem AC-Account (Eingabe im Schema: ac123456) und Passwort gefragt.

In manchen Fällen können Beschäftigte mehr als eine E-Mail-Adresse haben (z.B. bei mehreren Teilzeitbeschäftigungen an verschiedenen Instituten) oder in der täglichen Praxis eine andere als die "primäre" E-Mail-Adresse verwenden (z.B. wenn Ihr Institut nicht den zentralen Exchange-Dienst des TIK nutzt, sondern einen eigenen Mailserver hat). Die Anmeldung an Webex muss immer mit der "primären" E-Mail-Adresse erfolgen. Diese kann ggf. im Self-Service-Portal (https://siam.uni-stuttgart.de/ im Untermenü "E-Mail einrichten") nachgeschaut werden (falls Ihr Institut über einen eigenen Mailserver verfügt: bitte stellen Sie sicher - fragen Sie ggf. den Administrator - dass Mails an Ihre "primäre" E-Mail-Adresse auch tatsächlich an Sie zugestellt werden. Es werden unter anderem Rundschreiben der Zentralen Verwaltung so verteilt).

Studierende melden sich bei Webex zunächst mit ihrer E-Mail-Adresse im Schema st123456@stud.uni-stuttgart.de an; in einem zweiten Schritt werden sie nach ihrem Account und dem dazu gehörigen Passwort gefragt, Eingabe im Schema st123456. Auch für Studierende ist eine einmalige Registrierung per Mail an webex-support@tik.uni-stuttgart.de erforderlich, bevor sie sich zum ersten Mal anmelden können.

Uns liegen Berichte über die erfolgreiche Nutzung mit Debian GNU/Linux (Buster, amd64) und google-chrome (.deb-Paket direkt von Google heruntergeladen und installiert) vor.

Die schlechte Qualität bei Verwendung von vpn.tik.uni-stuttgart.de ist uns bekannt - wir arbeiten an einer Problemanalyse und -lösung. Besser funktioniert das neu eingerichtete vpn2.tik.uni-stuttgart.de

Bei Arbeit im Home-Office: je nachdem, von welchem Anbieter Ihr Internetzugang ist, kann es zu besseren Ergebnissen führen, wenn Sie Webex ganz ohne VPN nutzen.

Cisco Webex Meetings ist eine kostenfreie Desktop-App für Windows und macOS.

Inhalte teilen können Sie sowohl bei der Nutzung von Webex innerhalb eines Browserfensters, als auch in der App.

Eine Anleitung hierzu finden Sie hier: https://help.webex.com/de-de/5ddww5/Share-Content-in-Cisco-Webex-Meetings-and-Cisco-Webex-Events

Ja, eine telefonische Teilnahme geht. Sie bekommen vom Veranstalter in diesem Falle (z.B.in einer Mail-Einladung) eine Webex Einwahlnummer (deutsche Festnetznummer) und die Zugangsnummer zum Meetingraum zur Verfügung stellen.

Hinweise für Desktop-PCs und Telearbeitsplätze (Zero-Clients) der ZV:
Bitte beachten Sie, dass Desktop-PCs und Telearbeitsplätze (Zero-Clients) der ZV nicht mit Mikrofonen und Kameras ausgestattet sind. Hier muss sich per Telefon eingewählt werden.

Werden Sie während des Anrufs aufgefordert einem Konferenzcode einzugeben, müssen Sie zuvor am Telefon „MFV senden“ wählen um den Code eingeben zu können.

Beim Starten von MS Outlook erscheint für die Anwendungs-Add-Ins "Webex" und "OneNote" ggf. ein Sicherheitshinweis von Microsoft. Hier müssen Sie die Option "Allen Dokumenten von diesem Herausgeber vertrauen" auswählen:

OutlookZV

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