Dokumentation Template 3.0

Seitenelement: Mitarbeiter

Für Kontaktdaten, Publikationen und Lebenslauf von Uni-Beschäftigten. Das Mitarbeiter-Element bildet die Grundlage für die Kontaktbox und Mitarbeiterlistenausgabe.

Ziehen Sie einfach Ihr Browser-Fenster auf die Größe eines Smartphones oder Tablets, um zu testen, wie ein Element in der mobilen Ansicht mit dem Smartphone oder auf dem Tablet aussieht.

Mitarbeiter erstellen

 (c)
Darstellung des Mitarbeiter-Elements vor dem Entfernen.

Das Mitarbeiter-Element ist der erste Schritt zum Erstellen einer Mitarbeiterseite. Jeder Mitarbeiter wird auf einer eigenen Detailseite angezeigt.
Nachdem Sie den Mitarbeiter angelegt haben, ist es notwendig, dass Sie das Mitarbeiter-Element von der Seite entfernen (Scheren-Symbol), sonst wird das Element auf der Seite nicht mehr passend zum Layout angezeigt. Den angelegten Mitarbeiterdatensatz finden Sie im Explorer im Verzeichnis unter .content/.

Nach dem Erstellen eines neuen Mitarbeiters muss das Element nun von der Seite entfernt werden.

Bitte beachten Sie: Zuerst immer den Haken im Feld „Das Element endgültig löschen“ entfernen, sonst wird das Mitarbeiter-Element komplett gelöscht.

Felder, die in allen Sprachen identisch sind
Das Mitarbeiter-Element mit seinen enthaltenen Informationen ist mehrsprachig verfügbar. Um Ihnen das Ausfüllen zu erleichtern, brauchen Sie einige Felder nur einmal eintragen, da der Inhalt des Feldes in allen Sprachen identisch ausgegeben wird. Hierzu gehören die folgenden Felder:

  • Vorname
  • Nachname
  • Titel
  • Straße
  • PLZ
  • Stadt
  • Telefon
  • Telefax
  • E-Mail
  • Raum
  • Bild
  • Copyright
  • Ausgabe eines QR-Codes

Unterschiede der Sprachversionen
Da es im Englischen unüblich ist, die Anrede (Mr oder Ms) mit dem akademischen Titel zu kombinieren, gibt es bei den englischen Versionen des Mitarbeiterelements keine Ausgabe der Anrede. Wenn Sie sich unsicher sind, welches Geschlecht eine Person hat, nutzen Sie die übliche Anrede „Dear Vorname Nachname“.

Neben den regulären Kontaktdaten eines Mitarbeiters können sie im Mitarbeiter-Element auch einige andere Angaben zur Person anlegen. Informationen und Verweise werden dann in fünf unterschiedlichen Kategorien eingetragen:

  • Allgemeines
  • Weitere Angaben
  • Publikationen
  • Teilen
  • Kontaktbox 

Details zu den jeweiligen Kategorien finden Sie in den folgenden Absätzen.

Hier werden die regulären Kontaktdaten des Mitarbeiters vermerkt: Name, Adresse, Telefon- und E-Mail- Kontakt sowie eine genauere Beschreibung der Position und Tätigkeit. Bitte achten Sie bei der Erstellung der Kontaktdaten auf eine einheitliche Schreibweise (zum Beispiel Telefonnummern).

Das Feld „Titel“ ist sowohl für vor- als auch für nachgestellte akademische Titel nutzbar. Hat z.B. Martina Musterfrau den akademischen Grad „Master of Science“ und tragen Sie in das Feld die Kurzform „M. Sc.“ ein, erscheint sie in Mitarbeiterlisten als „Martina Musterfrau, M.Sc.“.

Zusätzliche Informationen über den Mitarbeiter, wie zum Beispiel Details zu Sprechstunden, Fachgebiet, Lehre, Lebenslauf und mehrere Freitextfelder, deren Titel sie selbst bestimmen können.

Das letzte Feld „Teamseite“ ist ein optionaler Link. Dieser erscheint am Ende der Mitarbeiterseite. Er weist den Weg zum direkten Team bzw. der Arbeitsgruppe oder Abteilung.

Direkter Verweis auf akademische Publikationen des Mitarbeiters. Hier können Sie zwischen zwei Eingabearten auswählen:
Entweder über das Feld Text die händische Eingabemethode oder über das Feld Puma den Verweis auf die Publikation über das zentrale Publikationsmanagementsystem der Universität Stuttgart.

PUMA-Einträge in OpenCms einbinden

Informationen zu Publikationen werden über diese Auswahl händisch eingetragen.

Verweis auf die Publikation ist nur möglich, wenn sie bereits im Puma System vermerkt ist. Hier wird die Quellen-ID der Publikation angegeben.

Außerdem stehen die folgenden CSL-Stile zur Auswahl:

  • APA – American Psychological Association 6th edition
  • Chicago Manual of Style 16th edition
  • DIN 1505-2
  • Harvard Reference format 7
  • IEEE
  • Springer LNCS – Lecture Notes in Computer Science
  • Vancouver

PUMA-Einträge in OpenCms einbinden

Im Reiter "Teilen" können Sie einen Haken bei "Link auf Visitenkarte (VCF)" setzen. Dann erscheint auf der Mitarbeiter-Seite ein Link, der die Adressdaten als Visitenkarte herunterladbar macht.

Informationen, die hier vermerkt werden, sind dann in einer Kontaktbox zu lesen und stehen hinter einem kleinen "i" an unterster Stelle der Kontaktbox.

Beispiel: Mitarbeiter-Detailansicht

Detaildatensatz für Mitarbeiter (c)
Mitarbeiter-Detailansicht

Bildausschnitt auswählen

Schritt 1

Bilder machen Ihre Website erst richtig ansprechend und interessant. Hier wird Ihnen Schritt für Schritt gezeigt, wie Sie Bilder hochladen und richtig formatieren können.

Der erste Schritt: Die Bilder müssen zuerst in einem Ordner hochgeladen werden.

Schritt 2

Auf diesen muss dann zugegriffen werden. Am besten laden Sie die Bilder in eine Galerie hoch. Merken Sie sich den Dateinamen, sodass Sie schnell wieder darauf zugreifen können.

Schritt 3

Das Bild ist nun im System eingefügt. Beachten Sie unbedingt, dass das Datum absteigend als Eigenschaft angegeben ist. So werden immer die aktuellsten Bilder als Erstes angezeigt, die soeben erst hochgeladen wurden.

Schritt 4

Wählen Sie bei dem Bild das Häkchen. Dadurch wird das Bild eingefügt.

Schritt 5

Geben Sie dem Bild noch einen Titel.

Schritt 4

Das Bild kann nun bearbeitet werden.

Format wählen

Die Bilder können in Open-CMS ein neues Format erhalten. Das funktioniert so:

 

1. Bildergalerie öffnen (c)
1. Bildergalerie öffnen.
Bildformat bearbeiten (c)
2. Auf den zweiten Reiter "Bildformat" klicken.

Beim Formatieren des Bildes wählt man den gewünschten Bildausschnitt aus. Das Bild selbst bleibt in seiner Originalgröße.

 

Bildformat aussuchen (c)
3. Mit der gedrückten Maustaste den gewünschten Bereich auswählen.

Dabei den Ausschnitt ruhig etwas größer auswählen, als gewünscht.

Neues Format (c)
4. Sie sehen nun das neue Bildformat. Über die Option "Ausschnitt entfernen" gelangen Sie wieder zurück zum ursprünglichen Bild.

Bildtitel und Bildunterschrift

Werden Bilder in das system eingefügt, gilt zu beachten, dass sowohl der Bildtitel als auch die Bildunterschrift dabei ausgefüllt werden müssen. Der Bildtitel ist oberhalb des Bildes und führt auf das Thema ein, die Bildunterschrift beschreibt den Sachverhalt genauer.

Bildsprache

Um Qualität und Professionalität in der Außendarstellung der Universität zu erreichen, werden hochwertige Bilder und keine Schnappschüsse verwendet. Dabei sind Bilder mit Nachrichteninhalt als auch Schmuckbilder zur Illustration erlaubt.

Bei den Bildern soll geachtet werden auf:

  • Menschlichkeit und Nähe
  • Fokus und Farbe
  • Details und Strukturen
  • Raum und Ort

Kategorien erstellen

Um in einer Mitarbeiterliste nur eine Teilmenge Ihrer Mitarbeiter ausgeben zu lassen, können Sie die Funktion "Kategorien zuordnen" nutzen. Wie das funktioniert, ist unter dem Seitenelement "Mitarbeiterliste" genauer beschrieben. 

Es gibt eine ganze Reihe bereits angelegter Kategorien. So zum Beispiel: Leitung, Wissenschaftlicher Mitarbeiter, Sekretariat und viele Weitere. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit eigene Kategorien zu erstellen und diese dann in der Mitarbeiterliste entsprechend auszugeben.

Anleitung

Diesen Vorgang können Sie mehrfach wiederholen, um weitere Kategorien anzulegen.

Um eigene Kategorien zu erstellen, müssen Sie zunächst in die Explorer-Ansicht wechseln.

Gehen Sie dann auf den Ordner _categories, der in der Regel direkt unter dem Ordner .content liegt. Beide Ordner sind vom System vorgegeben und existieren daher auf allen Seiten. 

Legen Sie dann ein neues Verzeichnis an. Hierzu müssen Sie über den Zauberstab zuerst einen Ordner anlegen.

Wählen Sie dann die Option "Verzeichnis" aus.

Benamen Sie den Ordner entsprechend der Kategorie, die Sie auflisten möchten und bestätigen Sie.

Mitarbeiter auf mehreren Webauftritten ausspielen

Es ist technisch möglich, dass die Seiten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf verschiedenen Template 3.0-Webauftritten ausgespielt werden können (und nicht nur auf jenem, in dem der Mitarbeiter-Datensatz liegt). Dies gilt auch für die Darstellung der Mitarbeiter in Mitarbeiterlisten und Kontakt-Boxen.

Dies hat den Vorteil, dass etwa Personen eines Instituts, die auch in der Fakultät eine Funktion haben, nur noch einmal angelegt werden müssen und die Datenpflege somit erleichtert wird, da sie nur an einer Stelle erfolgt. Der Mitarbeiter-Datensatz liegt in diesem Beispiel im Instituts-Webauftritt und die Person wird dort in der Instituts-Mitarbeiterliste angezeigt, doch gleichzeitig kann die Person etwa auch in einer Kontakt-Box auf dem Fakultäts-Webauftritt angezeigt werden.

Voraussetzung ist, dass die Person damit einverstanden ist, dass ihre Mitarbeiter-Daten auf beiden Webauftritten angezeigt werden.

Die technische Verknüpfung können nur OpenCms-Redakteurinnen und -Redakteure vornehmen, die Zugriff auf beide Webauftritte haben, in denen die Person ausgespielt werden soll. Sollten Sie diese Rechte nicht haben, wenden Sie sich bitte an die Ihnen bekannte Ansprechperson aus dem more-Projektteam oder den OpenCms-Support.

Um einen Mitarbeiter auch in einem anderen Webauftritt auszuspielen, wählen Sie wie gewohnt den entsprechenden Mitarbeiter-Datensatz aus. Dieser liegt dann nicht im .content-Verzeichnis des Webauftritts, an dem Sie arbeiten, sondern im .content-Verzeichnis eines anderen Webauftritts.

Alumni und Ehemalige

Aus redaktionellen, technischen und Datenschutzgründen dürfen ehemalige Mitarbeiter und Alumni in OpenCms nicht als Mitarbeiter angelegt werden. Ab 2020 werden Mitarbeiter-Datensätze automatisch offline genommen, sobald eine Person nicht mehr für die Universität Stuttgart tätig ist. Damit werden auch alle Mitarbeiter-Datensätze, die Ehemaligen und Alumni zugeordnet sind, ungültig.

Wenn Sie dennoch ehemalige Institutsangehörige auf Ihren Webseiten auflisten möchten, empfehlen wir Ihnen, sie entweder in einem Glossar, einem Flexblock mit Bildausreißer oder als einfachen Flexblock anzulegen.

Voraussetzung ist, dass Sie die Zustimmung der Ehemaligen zur Veröffentlichung ihrer Namen, Bilder und weiterer Daten einholen und dokumentieren.

Ausnahme Emeriti

Die Ausnahme bilden Emeriti, für die bei individueller Zustimmung Mitarbeiterdatensätze angelegt werden können. Wenn Sie unsicher sind, ob eine Person emeritiert ist, prüfen Sie, ob Sie ihren Eintrag über die Personensuche bei C@MPUS finden. Hat die Person einen Eintrag, ist sie auch weiterhin im System der Uni gelistet und kann einen Mitarbeiterdatensatz bekommen und zukünftig freigeben.

Beispiel Glossar:

Wie Sie ein Glossar anlegen, können Sie in der Online-Dokumentation zum Glossar nachlesen.

Ein Beispiel für die Anwendung in der Praxis finden Sie beim Institut für Halbleitertechnik.

Ehemalige Mitarbeitende lassen sich alphabetisch sortiert in einem Glossar listen. (c)
Ehemalige Mitarbeitende lassen sich alphabetisch sortiert in einem Glossar listen.

Beispiel mit Ausreißer-Bild:

Layoutzeilen bestimmen die Grundgestaltung einer Seite. Damit sind sie auch geeignet, einige Porträts und Daten von Ehemaligen in schöner Darstellung zu gliedern.

Ein Beispiel für die praktische Anwendung bietet das Institut für Werkstoffe im Bauwesen.

Mit mehreren Layoutzeilen mit Ausreißern können Bild und Text locker gesetzt werden. (c)
Mit mehreren Layoutzeilen mit Ausreißern können Bild und Text locker gesetzt werden.

Beispiel Flexblock:

Im Flexiblen Textblock können Sie Ehemalige beliebig listen - dazu stehen Ihnen auch verschiedene Formatierungen zur Verfügung. Ein Beispiel für die praktische Anwendung einer solchen Liste finden Sie beim Institut für Energieübertragung und Hochspannungstechnik.

 

Beispiel:

Support vom Webteam

 

TIK - NFL - Webteam

Allmandring 3a, 70550 Stuttgart, Holzbaracke

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